Connecteam に従業員を追加しよう！（ユーザー登録とスマートグループ設定）

2024年7月14日

前回は、Connecteam のアカウント開設方法を紹介しましたが、今のところユーザーが自分しかいません。

従業員をユーザー登録して、Connecteam を使ってもらいましょう。

Connecteam の優れたチーム管理の仕組み、「スマートグループ」についても紹介します。

従業員をユーザー登録する

Connecteam のユーザーの種類は、従業員用の「モバイルユーザー」、管理者用の「管理者」、全権限を持つ「所有者」の3つがあります。

ここでは従業員をモバイルユーザーに登録して、Connecteam に招待します。

サイドバーを表示して、「ユーザー」をクリックします
ユーザー一覧画面が表示されたら、「ユーザー追加ボタン＞手動で追加」をクリックします

ユーザー追加画面が表示されたら、新規ユーザーの情報を人数分入力します

必須入力は、姓・名・携帯電話番号です（Eメールアドレスは省略可能）
姓・名は、項目名とは逆に「左に姓・右に名」を入力します
携帯電話番号は、従業員がConnecteamを使うスマートフォンの番号を入力します
会社貸与のスマホか、従業員の私用スマホの場合が多いと思います
Connecteamは、携帯電話番号をログインIDとして使用するので、複数ユーザーに同じ番号は登録できません

Connecteam のモバイルアプリは、従業員ごとに専用のスマホで利用する前提で作られています。
一方で「Connecteam Kiosk」アプリなら、共用のスマホやタブレットで、複数の従業員が Connecteam を利用できます。
その場合も、ユーザー登録は従業員ごとに必要で、1人ずつ携帯電話番号が必要になるため、従業員の私用番号などを登録します。

「ユーザーを追加する」をクリックすると、入力行を追加できます
「決定」ボタンをクリックすれば、登録完了です
（「招待を送信」にチェックしていれば、ユーザーに招待メッセージが届きます）
従業員は、モバイルアプリをダウンロードしてログインします

ユーザー機能を従業員台帳として使う

ユーザーの個別情報を見るには、一覧画面で該当する従業員をクリックします。

画面を見てお気づきかもしれませんが、ユーザー機能は従業員台帳を兼ねています。

左側に基本情報、右側に履歴情報や休暇・給与などの情報が並びます。

ここでは、基本情報項目を上記のようにカスタマイズして、従業員台帳として使いやすいようにしましょう。

歯車ボタンをクリックして、ユーザー詳細管理画面を開きます。

鉛筆ボタンで項目名を変更します
削除ボタンで不要項目を削除します
歯車ボタンから、項目ごとに従業員閲覧可否を設定できます（目玉アイコン表示）
歯車ボタンから、項目ごとに従業員編集可否を設定できます（鉛筆アイコン表示）
「フィールドを追加」をクリックすると、項目を追加できます

ユーザー情報項目のカスタマイズ完了です。

私の会社では、部署・拠点・役職・雇用区分・従業員番号・保有資格などのオリジナル項目を追加しています。

スマートグループを設定する

3-1. スマートグループとは

次に、ユーザーを所属させるグループを設定していきます。

Connecteam には、「スマートグループ」という効率的なユーザーグループ管理の仕組みがあるため、ユーザー1人1人に個別設定していく必要はありません。
スマートグループを作成して、所属させたいユーザーの条件を指定しておけば、自動的にユーザーを振り分けてくれます。

スマートグループは Connecteam に欠かせない仕組みで、各機能で以下のような使われ方をします。

機　能	スマートグループの使用例
チャット	チャットの参加ユーザーを、グループ単位で指定
掲示板・イベント情報	投稿を配信するユーザーを、　　　　〃
文書管理	書庫を閲覧するユーザーを、　　　　〃
アンケート	回答対象にするユーザーを、　　　　〃
SMS	SMSを送信するユーザーを、　　　　〃
シフト管理・勤怠管理	シフト・勤怠表に割り当てるユーザーを、　　　　〃
日報・チェックリスト	日報・チェックリストを割り当てるユーザーを、　　　　〃
タスク管理	タスクを割り当てるユーザーを、　　　　〃
Eラーニング・テスト	受講対象にするユーザーを、　　　　〃
提出書類	提出対象にするユーザーを、　　　　〃